Mobiel datasysteem: prikklok of meer?

Niels van den Berg van Flying Bytes

Inzicht in uren die gewerkt worden en een efficiëntere administratie, dat moet het digitaal in- en uitloggen van schoonmaakmedewerkers een schoonmaakbedrijf opleveren. Terug naar de prikklok of is het meer dan dat?

Niels van den Berg startte in 2004 samen met een partner Flying Bytes, dienstverlener in mobiele datacommunicatie, vooral gericht op beroepsgroepen die extern, op locatie werken. Drie jaar geleden werd hij benaderd door een schoonmaakbedrijf waar op dat moment 200 mensen in dienst waren, op zo’n 100 verschillende locaties.

Van den Berg: ‘De eigenaar gaf aan geen zicht te hebben wie wanneer op welke locaties aan het werk is en hoeveel uren op de desbetreffende locatie door wie worden gemaakt. We hebben toen bij alle locaties rfid-chips aangebracht, een soort geheugendragende sticker met een code die correspondeert met de locatie. Medewerkers die op die locatie aankomen of vertrekken, klokken met een pasje of een mobiele telefoon in en uit. Die gegevens worden in een centraal systeem geregistreerd.’

Mobiele datasysteem voor de schoonmaakbranche

Zo ontstond CleanJack, een mobiel datasysteem voor de schoonmaakbranche. ‘Met name in de schoonmaakbranche is er spectaculair resultaat te behalen’, zegt Van den Berg. ‘70 tot 80 procent van de kosten in de branche, zijn loonkosten. Het is de grootste kostenpost en deze is moeilijk beheersbaar, dus als je er in slaagt het rendement op een uur inzet te verhogen, heb je direct winst.’

Het systeem is zo in te stellen dat als een medewerker te laat is, er automatisch een bericht wordt gestuurd aan de rayonleider. ‘Je kunt de uren van de schoonmaker controleren en snel in actie komen als iemand er niet is. Je kunt tegen de klant zeggen: “Wij weten op ieder moment wie waar aan het werk is, en als het afwijkt, weten wij dat eerder dan u.”’

Rfid-chips

Het gebruik van de rfid-chips kan vergeleken worden met de bekende prikklok, wat bij werknemers een gevoel van gecontroleerd worden, en mogelijk weerstand kan oproepen. Vooral als je je bedenkt dat de discussie van de afgelopen jaren juist gaat over werkgevers – schoonmaakbedrijven – die wel schoonmaakuren beloven, maar niet uitvoeren; zit er enige ironie in het gebruik van zo’n systeem.

Toch kunnen de gegevens op een positieve manier worden gebruikt: je creëert transparantie. Hoewel het systeem vooral is gericht op interne proces- en kostenbeheersing, zijn er ook schoonmaakbedrijven die hun opdrachtgevers laten zien hoeveel uren worden gemaakt. Worden er bijvoorbeeld structureel te veel uren gemaakt, dan heb je argumenten om in gesprek te gaan en mogelijk het contract aan te passen.

Je hoeft de aanwezigheid niet meer te controleren

Een ander voordeel volgens Van den Berg is dat rayonleiders de aanwezigheid niet meer hoeven te controleren. Dat leidt volgens hem niet tot minder contact tussen de rayonleider en de medewerkers, maar juist tot kwalitatief beter contact:

‘Je hoeft het met medewerkers niet meer over uren te hebben, maar alleen nog over de inhoud van het werk of over hoe het met iemand gaat.’ Bovendien is het veilig om te weten wie waar aan het werk is.

‘Je kunt je als schoonmaakbedrijf onderscheiden van andere schoonmaakbedrijven omdat je tegen je klant kunt zeggen dat je transparant kunt zijn over gewerkte uren.’

Digitale dks-formulieren

Mobiel dks-formulierCleanJack biedt verder een applicatie voor Android-tablets waarin dks-formulieren kunnen worden ingevoerd. Van den Berg: ‘Dat is efficiënter en milieuvriendelijker. De gegevens worden doorgestuurd naar de centrale managementomgeving.

‘Na het lopen van een ronde hoeven gegevens dus niet in de computer worden ingevoerd, dat gebeurt al tijdens de ronde zelf. Je zorgt er bovendien voor dat het altijd op dezelfde manier gebeurt. Ook kun je meerwerk opgeven. De klant kan ter plekke tekenen voor de controle en krijgt automatisch een rapportage.’

Android

Van den Berg koos bewust voor Android en niet voor Apple omdat hij niet afhankelijk wilde zijn van één leverancier.

Op dit moment wordt het systeem gebruikt door 40 schoonmaakbedrijven, de kleinste heeft 10 medewerkers in dienst, de grootste 15.000. Flying Bytes heeft verder een track- en tracesysteem ontwikkeld voor de glazenwasserbranche, om misbruik van de bedrijfswagens te voorkomen en efficiëntie te vergroten.

’Ik bespaar 40 uur per maand’

Bram Broerse van Bram Broerse schoonmakers en dienstverleners: ‘In eerste instantie gebruiken wij CleanJack voor tijdregistratie. Voorheen deden medewerkers dat zelf – ze vulden werkbriefjes in en lieten die voor akkoord aftekenen door de voorman. Op kantoor werden deze gegevens in het administratiesysteem ingevoerd. Tweeënhalf jaar geleden ben ik overgestapt op het mobiele datasysteem van Flying Bytes.’

Broerse heeft zo’n 150 medewerkers in dienst. Hij werkt alleen business-to-business en zijn klanten lopen uiteen van kinderdagverblijven tot grootwinkelbedrijven. Bij zijn grootste klant werken elke avond 20 medewerkers.

Het bespaart 40 uur werk per maand

‘Alle medewerkers hebben een mobiele telefoon met internet en elke telefoon bevat een rfid-chip waarmee de medewerkers in- en uitloggen op de schoonmaaklocaties. Deze gegevens worden direct in een centraal systeem verwerkt. Dit bespaart me 40 uur aan werk per maand en de medewerkers krijgen twee werkdagen eerder hun loon.

‘Met de telefoons kunnen de medewerkers onbeperkt onderling bellen, dat heb ik kunnen afkopen bij de provider. Dat is voor hun handig en ons voordeel is dat iedereen altijd bereikbaar is. Soms is iemand wel ingelogd, maar vergeet hij uit te loggen. Na een kwartier krijgen we een melding en gaan we bellen wat er aan de hand is. Het is veiliger.’

Telefoons in plaats van pasjes

Broerse koos bewust voor mobiele telefoons en niet voor pasjes. ‘Bij pasjes moet de rfid-chip bij de klant worden geïnstalleerd, waar met het pasje wordt in- en uitgelogd. Maar ik heb veel verschillende klanten, die ook nog kunnen wisselen. Ik vond het handiger dat de rfid-chip in de telefoon zit.

‘Bij de implementatie van het systeem hebben we uitgelegd waarom we het doen en dat het voor de medewerker ook voordelen heeft. Het schrijven van werkbriefjes bijvoorbeeld was voor een bepaalde groep een probleem, en dan heb ik het niet over allochtonen. Relatief een grote groep medewerkers is laaggeletterd, het in- en uitloggen is voor hen een uitkomst. In mijn hele bestand heeft één iemand geweigerd en die is later ook uit dienst gegaan.’

Kwaliteit van het werk is verbeterd

‘We kunnen transparant zijn naar onze klanten, onze medewerkers zijn beter bereikbaar, maar de grootste winst is dat de kwaliteit van het werk is verbeterd. Ik heb gemerkt dat uren trouwer worden gemaakt. Nadeel kan zijn dat je afhankelijk bent van een technisch systeem. Als er een storing is dan levert dat direct relatief veel ongemak op, maar dat weegt niet op tegen het gemak; de tijd- en kwaliteitswinst.’

www.flyingbytesmobile.nl
www.brambroerse.nl

Uit: Professioneel Schoonmaken 9, 2011

<illustratie>NielsvandenBerg
<onderschrift>Niels van den Berg, directeur Flying Bytes

Reageren?