Mobiele applicatie Hago Next

Wilbert Baan (l) en Marco van Heerde van Somehow

Met de mobiele applicatie @lly ontwikkelde designbureau Somehow voor Hago Next een systeem waarmee de schoonmaakmedewerker de rol krijgt van de gastheer of -vrouw van een pand. De schoonmaker kan met zijn smartphone meldingen van defecten of verstoringen direct doorgeven aan de klant, en kan zelf meldingen binnen krijgen. Hij kan bovendien zelf bestellingen doorgeven en via de applicatie zijn tevredenheid over de werksituatie uiten.

Genomineerd voor award

Marco van Heerde en Wilbert Baan maakten de mobiele applicatie en online dashboard voor Hago Next en werden daarvoor met hun bedrijf Somehow – een creatief design- en consultancybureau dat zich richt op het ontwikkelen van mobiele applicaties en diensten – via een wildcard genomineerd voor de SpinAwards, in de categorie Innovatie.

Het zijn de jaarprijzen voor creativiteit in interactieve communicatie. ‘Een beter creatief product is niet alleen leuker om naar te kijken of om het te gebruiken, maar leidt ook tot meer effectiviteit’, zo staat er op de website van SpinAwards. En die benadering sluit naadloos aan bij de manier van werken van Baan en Van Heerde.

Mensen moet het niet als last ervaren

Baan: ‘Als mensen het als een last ervaren om een systeem te gebruiken, dan is het minder efficiënt. Maar als je er als schoonmaakmedewerker zelf iets aan hebt, als het je helpt, dan wíl je het gebruiken.’

Baan en Van Heerde hebben beiden al jarenlange ervaring in de interactieve sector en besloten anderhalf jaar geleden samen een bedrijf te beginnen. Hago Next was een van hun eerste klanten.

Applicatie ‘@lly’

De medewerkers van Hago Next krijgen allemaal een mobiele telefoon, elke maand 10 euro beltegoed en ze kunnen onbeperkt bellen met collega’s. Maar waar het vooral om gaat is dat de medewerkers gebruikmaken van de applicatie ‘@lly’, die Baan en Van Heerde ontwikkelde.

Mobiele applicatie @llyBaan: ‘Met de applicatie kunnen medewerkers algemene instructies lezen over veiligheid, hun ID-bewijs laten zien en zelf ideeën achterlaten. Met de knop “Begin je werk” loggen ze in. Ze kunnen opdrachten voor die dag binnen krijgen – bijvoorbeeld extra werk, ze kunnen door een foto te maken melding doen van vervuiling of een kapotte lamp, en bestellingen van producten doorgeven. Er wordt via de app ook melding gedaan van jubilea en verjaardagen, zo fungeert het systeem ook als een soort intranet.’

Van Heerde: ‘We zorgen ervoor dat schoonmaker meer in control komt en legt de verantwoordelijkheid waar die hoort. Waar er eerst alleen aandacht voor de schoonmaak was als het vies is, is dat hiermee anders. Je empowert de schoonmaker. De schoonmaker wordt weer gastheer en -vrouw.’

Waar loopt een schoonmaakmedewerker tegenaan?

Om zich in de situatie op de werkvloer in te kunnen leven, liepen de ondernemers een paar dagen mee met de schoonmaakmedewerkers van het Amsterdam Medisch Centrum. Waar loopt een schoonmaker tegenaan?

Die ervaringen (‘niet door enige kennis gehinderd’, aldus Baan) werden in een werkgroep besproken met medewerkers van Vebego Innovation.

Geen software nodig

Alle gegevens die via de applicatie worden verzameld – de bestellingen, meldingen en aan- en afwezigheid van medewerkers – komen samen in een daarvoor gebouwde webbased-omgeving, een afgeschermde website. Er is dus geen software voor nodig.

‘Afhankelijk van je rol – objectleider, opdrachtgever of facility manager – heb je toegang tot deze verzamelde gegevens. Van Heerde: ‘Je digitaliseert, het is efficiënter en je dienstverlening wordt inzichtelijk, ook voor de klant.’

Nog altijd wordt @lly doorontwikkeld, tegenwoordig krijgt de schoonmaakmedewerker wekelijks een lijst met tien vragen over zijn werktevredenheid; hoe ervaar je de werkdruk? Heb je genoeg materiaal? En er is ook een vragenlijst voor de opdrachtgever. Alles wordt centraal geregistreerd.

Android

Het systeem is gemaakt voor Android-telefoons. Het voordeel van Android is dat je te maken hebt met meerdere leveranciers van telefoons en je bent niet afhankelijk van één partij: Apple.

Van Heerde: ‘Een voorwaarde om zo’n systeem samen met een klant te ontwikkelen is dat de klant proactief is en zin heeft om iets moois te maken. Vaak moeten we de klant vervolgens afremmen, want je kunt beter klein beginnen – maar wel goed, en van daar uitbouwen.’

Ook vinden de ondernemers dat het er mooi moet uitzien en dat het moet werken. Met andere woorden: de klant moet er geld mee verdienen.

Als het zich maar terugverdient

Volgens Baan is het werken met een applicatie of een mobiel datasysteem al interessant voor bedrijven met tien medewerkers. ‘Als het zich maar terugverdient.’ Op de vraag op wat voor investeringskosten een ondernemer moet rekenen, moeten ze het antwoord uiteindelijk schuldig blijven omdat er te veel opties zijn.

Mobiele apllicatie @lly‘Invloed op de prijs heeft voornamelijk de  hoeveelheid onderdelen of beter gezegd complexiteit van de app. Of anders gezegd de hoeveelheid functies. Verder hebben koppelingen met administratieve of andere backofficesystemen veel invloed op de kosten’, legt Baan uit. Het komt erop neer dat je kunt denken aan kosten tussen de 10 duizend en 100 duizend euro. ‘Je zou zelfs voor 5 duizend euro al een digitaal hulpmiddel kunnen maken.’ Een kwestie van bedenken waar (en of) uw bedrijf behoefte aan heeft, en u laten inlichten dus.

Tips van Van Heerde en Baan:

  • Doe niet alles in één keer, begin met de kern
  • Faseer het project
  • Maak het niet te moeilijk, maak gebruik van bestaande technologie
  • Reserveer geld voor doorontwikkeling – houd bijvoorbeeld 50 procent van je budget achter voor kosten als de applicatie eenmaal af is

Saida Eljaddaoui (Hago Next): ’We willen steeds meer’

Saida Eljaddaoui (Hago Next): ‘Het gebruik van smartphones en de applicatie @lly bevalt hartstikke goed. In het begin moesten medewerkers wennen aan deze manier van werken – vooral nieuwe medewerkers die nog nooit een mobiele telefoon hadden gebruikt in hun werk, of ouderen, die ook privé weinig gebruikmaken van de mogelijkheden van mobiele telefoons.

Maar omdat alle medewerkers elke maand 10 euro beltegoed krijgen en onbeperkt onderling kunnen bellen, zijn zij gemotiveerd zich het toestel snel eigen te maken’, vertelt Eljaddaoui over hun ervaringen van het afgelopen half jaar.

Eén druk op de knop

‘Wat onze medewerkers erg handig vinden is dat ze met één druk op de knop bestellingen kunnen doorgeven of defecten en vervuiling kunnen melden. Door het centrale registratiesysteem – waar zowel de objectleiding als de opdrachtgever – toegang tot heeft, krijgen zij daar bovendien snel terugkoppeling op.

Medewerker- en klanttevredenheidonderzoek toegevoegd

‘Ik merk dat we alle mogelijkheden van het systeem benutten, sterker nog; we willen steeds meer. Afgelopen twee maanden zijn er het medewerkertevredenheid en klanttevredenheidonderzoek aan toegevoegd.

‘De vragen komen via @lly bij de medewerker binnen. De medewerker beantwoordt de eigen vragen en gaat met de klantvragen naar de opdrachtgever om deze te laten beantwoorden. De resultaten zijn gelijk beschikbaar.

Dagelijkse controles

‘Ook willen we met het systeem de dagelijkse controles gaan vastleggen. Het gaat bij Hago Next om belevingskwaliteit, maar de technische kwaliteit moet ook goed zijn. Dat willen met we met @lly digitaliseren.

‘In onze dagelijkse praktijk blijkt deze applicatie vooral geschikt voor grotere locaties, vanaf tien medewerkers. Op locaties waar maar één iemand werkt, geeft de opdrachtgever aan liever via persoonlijk contact te communiceren. De medewerkers maken wel allemaal graag gebruik van het systeem – ongeacht de locatie. Voor bestellingen, meldingen en ontvangen van informatie maakt de grootte van de locatie voor een medewerker niet uit.’

www.somehow.be
www.hagonext.nl

Uit: Professioneel Schoonmaken 9, 2011

 

Reageren?