Schoonmaker met zorgtaken

Els van Riet (l), Anja van Opstal en medewerker Frieda Polman

Twee facilitaire afdelingen van stichting QuaRijn, waaronder een aantal zorginstellingen valt, fuseerden eind 2009. Tegelijkertijd werd een nieuw facilitair besturingsmodel ingevoerd. Zorg- en schoonmaakmedewerkers werden samen afdelingsassistenten, en Alpheois werd ingeschakeld om te begeleiden bij een nieuw schoonmaakprogramma. Twee jaar later maken interim-mananager Els van Riet en facilitair manager van woonzorgcentrum Beatrix in Doorn de balans op.

Facilitaire besturing met zorgmodel

 In oktober 2009 vond er een fusie plaats tussen twee Utrechtse stichtingen voor ouderenzorg, met vijf intramurale en meerdere extramurale voorzieningen. Hieruit ontstond stichting QuaRijn.

Als gevolg van de fusie moest van twee facilitaire organisaties, één worden gemaakt. Tegelijkertijd werd er gekozen voor een ander model om de facilitaire besturing vorm te geven: het facilitair zorgmodel.

Nieuwe model implementeren

De ontwikkeling van de nieuwe facilitaire organisatie van stichting QuaRijn werd uitbesteed aan InterimFM, een bureau voor facilitair advies en interim-management dat werkt met een breed netwerk van specialisten op het gebied van huisvesting, inkoop en facilitaire dienstverlening.

In december van 2009 startte Els van Riet, directeur en partner bij InterimFM, voor twee dagen in de week bij stichting QuaRijn om het nieuwe model te implementeren.

In dezelfde periode werkte zij – ter afronding van haar studie Master of Facility Management – aan de wetenschappelijke onderbouwing van het facilitair zorgmodel. Van Riet: ‘Het facilitair zorgmodel, bedacht door Okko Kuiper, is een model in drie lagen.

Laag één is de uitvoerende laag, laag twee is de aansturende laag op locatie – vaak de facility manager, laag drie zijn de opstellers van het beleid, de bewakers van de kwaliteit en het adviesorgaan.

Combinatie van de zorgtaken en de facilitaire taken

‘Het is van oudsher zo dat zorg zich niet met doekjes bemoeit, en schoonmaakmedewerkers geen lepels vasthouden. Kenmerkend voor het facilitair zorgmodel vormt de combinatie van de zorgtaken en de facilitaire taken. Zorgtaken en facilitaire taken vormen samen de facilitaire zorg, waarbij zorg leiding krijgt over het facilitaire zorgteam.

‘Bij het combineren van facilitaire taken en zorgtaken gaat het om de taken dicht bij de bewoners die elke dag terugkomen: het schoonhouden van de afdeling, assisteren bij eten, krant voorlezen. Het welzijn van de bewoners.’

Schoonmaaktaken en zorgtaken geïntegreerd

Van Riet werkte tijdens de implementatieperiode nauw samen met Anja van Opstal. Zij is als teamleider Hoteldienst (facility manager) bij stichting QuaRijn verantwoordelijk voor schoonmaak, receptie, linnenkamer, technische dienst en keuken bij woonzorgcentrum Beatrix in Doorn.

Samen namen zij het voortouw om het facilitair zorgmodel te introduceren in de belangrijkste laag van het model: de afdelingen. De schoonmaaktaken en zorgtaken werden geïntegreerd met de start van een pilot om de schoonmaaktaken te professionaliseren.

Verouderde materialen

Van Opstal: ‘Schoonmaak was een probleem. We werkten met verouderde materialen, er was geen programma, we deden maar wat. Het was niet professioneel. De negen medewerkers hadden weinig werkplezier en waren structureel moe. We hebben Alpheios erbij gehaald om ons te adviseren over een nieuw programma. Het doel was: hygiënisch en ergonomisch schoonmaken, efficiënter en professioneler.’

Nieuw programma en nieuwe materialen

Van Riet: ‘Voor de pilot hebben we samen doelstellingen vastgesteld. We zijn begonnen met een nieuw programma en nieuwe materialen voor drie medewerkers die op de tweede etage werkten. Zo konden we het verschil met andere etages zien.’

Van Opstal: ‘Die medewerkers kregen een opleiding, een nieuwe materiaalwagen en gingen met de microvezeltechniek werken. Alpheios kwam wekelijks langs om de medewerkers te begeleiden op de werkvloer.

De pilot duurde twee maanden. Medewerkers ervoeren het als prettiger, hadden minder klachten, de technische schoonmaakkwaliteit was hoger en medewerkers hadden het gevoel dat ze serieus werden genomen.

Zorg en facilitair alleen te koppelen op basis van vakkennis

‘We hebben het succes gedeeld met collega’s uit de zorg, we hebben ze erbij betrokken en laten zien wat het nieuwe programma in hield. Ook hebben we een bijeenkomst georganiseerd voor andere teamleiders zodat een betere verhouding met de schoonmaakmedewerkers en meer draagvlak zou ontstaan voor een uitwisseling van taken in de toekomst.’

Van Riet: ‘Je kunt zorg en facilitair alleen maar koppelen op basis van vakkennis. Een zorgprofessional accepteert samenwerking gemakkelijker op basis van facilitaire vakkennis en  professionele systemen zoals microvezeltechniek. Tegen het einde van de pilot waren de medewerkers meer met elkaar verbonden. Zo hebben ze samen de nieuwe huiskamer ingericht waarbij niet alleen de kleur maar ook de materiaalkeuze in overleg is bepaald.’

Winst bewoners

Eind januari van dit jaar liep de projectperiode van Van Riet bij stichting QuaRijn af. ‘Het is gelukt om laag twee, de facility managers, meer met elkaar te verbinden. Zij maken nu gebruik van elkaars capaciteiten en kwaliteiten.

‘De grootste winst is het verbeterde inkoopbeleid. De bestelprocedures zijn verbeterd en contracten opnieuw afgesloten.

‘Het meest concrete resultaat binnen laag één is de succesvolle schoonmaakpilot. Op dit moment werken alle afdelingen van Beatrix met het nieuwe schoonmaakprogramma en met de microvezeltechniek. Alle medewerkers zijn opgeleid en hebben beschikking over een nieuwe materiaalwagen.’

Resultaat: meer tijd, minder verzuim

‘Het resultaat is minder ziekteverzuim, maar ook tijdwinst en een beter schoonmaakresultaat. Er is weer tijd om een stukje uit de krant voor te lezen, of een praatje te maken. Zo wordt de zorg ontlast. Het is alleen de vraag hoe het management hiermee omgaat. De een zegt: winst voor bewoners, de ander denkt: mooi kan ik weer drie uur uitsparen op schoonmaak.’

Van Opstal: ‘Onze schoonmaakmedewerkers en de voedingsassistenten vallen nu allemaal onder de noemer huishoudelijke medewerkers. Al hoorde ik laatst de term afdelingsassistenten, dat vind ik nog mooier.

‘De voormalige schoonmaakmedewerkers helpen nu ook bij het ontbijt en bij de koffie en thee. Er is meer respect voor ze gekomen en het contact met de zorgmedewerkers is verbeterd. Er is tijd om af en toe naar de markt te gaan met een bewoner, voor extra activiteiten en ook vrijwillig wordt er meer gedaan.’

Integreren taken deels gelukt

Toch is de implementatie van het facilitair zorgmodel niet precies zo gelopen als gehoopt. Het integreren van de taken is deels gelukt. Van Opstal: ‘Tijdens de pilot zijn we gestart met het project Samen naar beter. Zo wilden we de integratie van taken onder de aandacht blijven houden.

‘Schoonmaakmedewerkers nemen wel taken van de zorg over, maar de zorg heeft door het grote aantal niet in te vullen vacatures nog te grote problemen om open te staan voor een verbreding van taken. De druk is te groot. Er is nu geen ruimte voor zo’n verandering. Ik heb het project daarom gestopt. De zorg heeft het niet meer leuk, ze zijn roepende in de woestijn. Er moeten meer kaders komen. Daar moeten we nu eerst aan gaan werken.’

Zorg te veel onder druk voor veranderingen

Van Opstal vertelt dat bij de start van het project de houding sceptisch was. ‘Medewerkers dachten niet dat het zou gaan werken. We hebben er keihard voor gewerkt om het wel voor elkaar te krijgen en we zijn blij dat dat voor een deel is gelukt. Helaas staat de zorg te veel onder druk om open te staan voor veranderingen. Er is een structureel tekort.

‘Het ziekteverzuim in het team van huishoudelijke medewerkers – of afdelingsassistenten – is laag, maar dat was het al. Mensen komen uit een dorp, ons kent ons, de betrokkenheid is hoog. Ik heb dit model ook in een zorginstelling in Utrecht ingevoerd en daar had het op het gebied van ziekteverzuim een veel groter effect. Dat daalde aanzienlijk.’

Van Riet besluit: ‘De teams die bij Beatrix nu worden gevormd passen uitstekend bij kleinschalig wonen. Een vorm van wonen waarbij afdelingen waar mensen verblijven zorgen voor hun eigen huishouding als in een groot gezin.

Beleving van de service hoger

‘Huishoudelijke taken, zorg- en schoonmaaktaken worden gezamenlijk uitgevoerd passend bij het ritme van de bewoners. Bewoners helpen mee waar dat kan en hebben daarmee ook een stukje dagbesteding.

‘Meldingen en aanvragen worden dicht bij de afdelingen uitgevoerd zonder tussenkomst van een servicedesk. Zo ziet een bewoner dat er direct actie volgt op een vraag en afdelingen hoeven niet meer te bewaken of meldingen blijven hangen bij een servicedesk. De beleving van de service is hoger.’

www.interimfm.nl
www.quarijn.nl

Uit: Professioneel Schoonmaken 10, 2011

Reageren?