In de praktijk: iMap van Diversey

iMap van Diversey in de praktijk

Elke maand behandelt PS een product uit de schoonmaakpraktijk, dat door de producent of leverancier bepaalde eigenschappen wordt toegekend. Ook dagelijkse controlerondes behoren tot de schoonmaakpraktijk. Diversey ontwikkelde een digitaal systeem om dit proces te vergemakkelijken en Eurest Services nam het in gebruik. National Manager Cleaning Abdullah Sari: ‘Vroeger moest iemand de resultaten van een DKS handmatig overtypen.’

Het iMap-systeem (Internet Mobile Auditing Program) van Diversey is een op internet gebaseerd monitoring- en auditingprogramma. Het systeem werkt op handheld-computers (tablets), verzamelt data en genereert rapporten over de verschillende processen binnen een commerciële organisatie. Resultaten van audits zijn direct zichtbaar.

Abdullah Sari, National Manager Cleaning bij Eurest Services, was betrokken bij de implementatie van het systeem op hun locaties: ‘Wij hebben klanten waar dagelijkse controlerondes worden gelopen (DKS, red.). Deze controle is bedoeld om de schoonmaakkwaliteit in kaart te brengen, te waarborgen en zonodig medewerkers te instrueren.’

Digitaal systeem monitort werkzaamheden

Twee jaar geleden kwam de aanbieder van ondersteunende diensten – Eurest Services biedt schoonmaak-, catering- en receptie- en beveiligingsdiensten – in gesprek met hun leverancier van schoonmaakmiddelen, Diversey.

Sari: ‘Zij waren bezig met het ontwikkelen van een digitaal systeem om werkzaamheden te monitoren en audits uit te voeren. Het zou ons tijd besparen, we konden efficiënter gaan werken en meer professionaliteit uitstralen. Het zou niet alleen onze schoonmaakdienstverlening ondersteunen; op 95 procent van onze locaties werken immers ook medewerkers van ons in andere facilitaire diensten.’

Dagelijkse controlerondes

Met het in gebruik nemen van iMap, integreerde Eurest Services ook de controlefunctie voor schoonmaak in het werk van de steward; collega’s op locatie die de dagelijkse controlerondes van de objectleiders hebben overgenomen en checks uitvoeren.

Sari: ‘Stewards zullen als buitenstaander kritischer zijn. Ze zijn opgeleid om het DKS uit te voeren; ze hebben de Basisvakopleiding Schoonmaak gevolgd en zijn getraind om kwaliteitscontroles uit te voeren met iMap.

‘Voorheen werden controlerondes gelopen met de papieren in de hand. Na het invullen van de formulieren, moest iemand ervoor gaan zitten om de uitkomsten in de computer te zetten. In sommige gevallen had de opdrachtgever per maand zo’n 300 van die rapportages te verwerken. Dit komt in dagelijkse werkzaamheden al snel in de verdringing.

Snel bijsturen

‘Tegenwoordig lopen stewards met een tablet in de hand elke dag hun controlerondes. Na het invullen van de digitale formulieren wordt verbinding gemaakt met de server waardoor automatisch wordt gerapporteerd en een voortgangsregistratie wordt gemaakt. De opdrachtgever kan met een wachtwoord in hetzelfde systeem inloggen en zo dagelijks de kwaliteit volgen. Het is een stuk transparanter en het is gemakkelijker om snel bij te sturen.’

Dit komt volgens Diversey de kwaliteitsbeleving van klant en werknemer in het gebouw ten goede en het geeft een positieve impuls aan het imago van de facilitaire dienstverlening.

Visitekaartjes in het gebouw

Behalve kwaliteitscontrolerondes, worden er ook elke dag duty rondes gelopen, vertelt Sari. ‘Deze rondes worden niet door stewards maar door een van de aanwezige managers van Eurest Services afgewerkt. Zij gaan de hot spots – visitekaartjes – in het gebouw langs, zoals de entree, de shop, het restaurant of de directiekamer.

‘De manager checkt of alles in orde is: Zijn de tijdschriften actueel? Zijn de prullenbakken geleegd? Ook dit wordt met een tablet in het iMap-systeem bijgehouden. Komen deze meldingen nog voor 8 uur bij de verantwoordelijken van de betrokken diensten binnen, dan kunnen de verstoringen nog voor het begin van de werkdag worden opgelost.’

DKS efficiënter

Wat heeft iMap opgeleverd? Sari: ‘Het DKS verloopt efficiënter. We winnen tijd. Bovendien zijn de gegevens direct in te zien door onze opdrachtgever, met wie wij direct overleg hebben als de resultaten daar aanleiding toe geven.

‘Met de duty rondes zijn we niet sneller of efficiënter gaan werken, maar we kunnen met dit initiatief wel meer service bieden doordat de verwerkingstijd nihil is.’

In het begin weerstand

Omdat het systeem op maat is gemaakt voor Eurest Services en het in een pilotfase eerst is getest, loopt de dienstverlener nu niet tegen kinderziektes aan. Alles werkt naar verwachting.

Wel was er in het begin wat weerstand: ‘Vanwege de overgang van papier naar digitaal. Maar we merken in de praktijk ook wat het ons oplevert, zoals geen A4’tjes meer overtypen. Bovendien gebruiken we het systeem om de multi-servicegedachte nog meer vorm en inhoud te geven. De medewerkers van de verschillende diensten hebben meer met elkaar te maken en zijn samen verantwoordelijk voor het onderhoud en de uitstraling van het pand.’

Technische specificaties

  • mobiel datasysteem
  • data snel beschikbaar
  • informatie te allen tijde beschikbaar
  • trendanalyse mogelijk
  • zichtbaarheid en borging

www.diversey.com

Uit: Professioneel Schoonmaken 4/2012

Reageren?