Facilitair dienstverlener ISS betrokken bij ontwerp gebouw

Bas van Oosterwijck (ISS) (l), Wim Dijkstra (Duo2)

Het nieuwe onderkomen van de Dienst Uitvoering Onderwijs en de Belastingdienst wordt vanwege haar vorm ook wel Het Cruiseschip genoemd. Ruim een jaar geleden werd het opgeleverd. Al tijdens de ontwerpfase is rekening gehouden met het onderhoud van het pand. ISS Nederland dacht mee over bijvoorbeeld de locatie van het sanitair en over het gevelonderhoud.

In 2008 is in Groningen gestart met de bouw van een nieuw pand waar de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO – toen nog Informatie Beheer Groep) en de Belastingdienst in maart 2011 zijn ingetrokken. Voordat met de bouw werd begonnen, besteedde de Rijksgebouwendienst de bouw en het onderhoud van dit pand aan op basis van een pps-constructie.

Publieke-private samenwerking

Pps staat voor publieke-private samenwerking; een samenwerkingstraject voor de lange termijn tussen de overheid en een consortium van publieke partners. Het consortium DUO2 (zeg: duo kwadraat) sleepte de opdracht binnen. Strukton Worksphere is binnen dit consortium verantwoordelijk voor de bouw en de exploitatie, ISS Integrated Facility Services is als onderaannemer betrokken als facilitair dienstverlener.

PS reisde af naar Groningen voor een gesprek met de exploitaitemanager van DUO² en de facility manager van ISS Integrated Facility Services, over deze langetermijnaanpak en over wat dit betekent voor de facilitaire dienstverlening en meer specifiek voor het schoonmaakonderhoud.

Langetermijnconstructie private partij met overheid

DUOo/Belastingdienst GroningenWim Dijkstra, exploitatiemanager consortium DUO²: ‘De torens waar de Belastingdienst en de Dienst Uitvoering Onderwijs vóór de nieuwbouw in huisden, dateerden van de jaren zestig. Steeds werden er gebouwtjes bijgebouwd. Beide instellingen kwamen voor de vraag te staan: renoveren of nieuwbouw?

Renoveren bleek kostbaar. De conclusie was dat de instellingen beter konden nieuw bouwen om vervolgens samen één nieuw pand te betrekken. Er is toen gekozen voor een pps-constructie (zie kader), een van de eerste in Nederland wat betreft utiliteitsbouw.

‘In een pps-constructie is er niet zozeer sprake van een opdrachtgever en een opdrachtnemer, maar van een partnership voor vele jaren. De private partij – het consortium – doet een investering voor  het ontwerp, de bouw, het beheer en het onderhoud van een gebouw. Het krijgt hiervoor de zekerheid van – in dit geval – twintig jaar exploitatie om de investering terug te verdienen, maar het neemt ook het risico.

‘Voor de overheid geldt dat zij juist minder investeringskosten en minder risico heeft, maar zij biedt wel langetermijnzekerheid aan de partijen in het consortium.’

Slimste totaaloplossing

Bij pps-projecten wordt het werk niet gegund aan de goedkoopste aanbieder van het project, maar aan de partij met de slimste totaaloplossing en de beste prijs-kwaliteitverhouding. Er wordt uitgegaan van een zogenaamde levenscyclusbenadering: vanaf het begin zitten alle betrokken deskundigen aan tafel om tot de beste en meest onderhoudsvriendelijke oplossing te komen. Zo moeten creatieve en innovatieve ideeën worden gestimuleerd, maar vallen de totale kosten over de gehele contractperiode lager uit dan bij een traditionele manier van aanbesteden (uit een uitgave van DUO2).

Dijkstra: ‘Toen de aanbesteding van het nieuwe gebouw voor DUO en Belastingdienst op de markt kwam, is consortium DUO2 gevormd, bestaande uit Strukton, Ballast Nedam en John Laing. Als architect is UNStudio aangetrokken. Vervolgens hebben we als consortium de definitieve aanbieding gemaakt met daarin een ontwerp en onderbouwing van de financiële haalbaarheid. We zijn zelf verantwoordelijk geweest voor het aantrekken van financiers en aandeelhouders. De Rijksgebouwendienst, opdrachtgever van de nieuwbouw, heeft uiteindelijk voor ons gekozen.’

ISS voor facilitaire dienstverlening

Bas van Oosterwijck en Wim DijkstraDUO2 besteedde op haar beurt de uitvoering van de facilitaire dienstverlening uit. Het werd ISS Integrated Facility Services die nu als onderaannemer verantwoordelijk is voor alle soft FM dienstverlening. Dijkstra: ‘ISS speelde tijdens de ontwikkeling van de plannen voor de bouw een belangrijke rol op het gebied van het toekomstige onderhoud van het pand.’

Bas van Oosterwijck, facility manager ISS Integrated Facility Services: ‘Als facilitair dienstverlener van een gebouw let je op onderhoudbaarheid zoals de mate van vuilhechting op materialen. Ook is de routing belangrijk. Daarom zit op elke verdieping het sanitair op dezelfde plek, dicht bij de liften. Dat is logistiek makkelijk tijdens de toiletrondes.

‘Maar ook de logistieke route van dagverse producten was van belang; hoe komen die zo snel mogelijk in het bedrijfsrestaurant? Hetzelfde geldt voor het inzamelen en transporteren van het afval uit het hele gebouw. Bij geen enkel bureau staat een afvalbak: het afval wordt door de gebruikers centraal op de afdelingen gescheiden en ingezameld in een inzamelmeubel – scheiding bij de bron dus. Wij zorgen voor het afvoeren en de verdere verwerking van het afval. Uitgangspunt is dat afval zoveel mogelijk hergebruikt moet worden. Een duurzame en efficiënte manier van werken.’

Schoonmakers

In totaal werken er dagelijks ongeveer 100 medewerkers van ISS in het gebouw, van wie 50 schoonmakers. Zij houden een oppervlakte van in totaal 47.500 vierkante meter schoon. Behalve voor schoonmaak is de facilitair dienstverlener verantwoordelijk voor beveiliging, beplanting, receptie, catering, ongediertepreventie, huismeesters en afvalverwerking.

‘Elke etage is in de basis hetzelfde ingedeeld en vormgegeven’, vervolgt Van Oosterwijck. ‘Dat maakt het onderhoud efficiënt. Medewerkers kunnen op elke verdieping op dezelfde manier aan de slag. Hiermee wordt het inwerken van nieuwe medewerkers eenvoudiger en we kunnen bestaande medewerkers periodiek laten rouleren over de etages en taken. Dat zorgt voor afwisseling.’

Architect wilde luxe zeeppompjes

Dijkstra: ‘Er is gaandeweg veel ingebracht waar een architect in eerste instantie niet altijd aan denkt. De architect is onderdeel van het team maar als een architect met ideeën komt, die niet – of tegen te hoge kosten – te onderhouden zijn, dan kan het zijn dat deze daarom niet doorgaan.’

Van Oosterwijck: ‘Een klein voorbeeld zijn de zeeppompjes in de pantry’s. De architect had liever luxe ingebouwde zeeppompjes gehad, met een bepaald design. Maar we hebben nu iets gekozen dat kan worden geleverd door dezelfde leverancier als die van de handdoek- en zeepdispensers van het sanitair. Dat is efficiënter.

‘Je komt uiteindelijk ergens in het midden uit. De architect is creatief; facilitair dienstverleners over het algemeen juist praktisch. Als facilitair dienstverleners het voor het zeggen hadden, dan zouden er vooral saaie gebouwen worden gebouwd. Efficiënt, maar saai. Het is juist de kunst om gebruik te maken van elkaars kwaliteiten.’

Niet meest efficiënte, maar duurzame oplossing

Dijkstra: ‘Bij het ontwerp van de gevel van dit gebouw is juist niet gekozen voor de meest efficiënte oplossing, maar voor een meer duurzame en vooral ook mooie oplossing. Puur praktisch gezien is een vierkante doos het meest efficiënt om te onderhouden. Maar het gebouw heeft nu aerodynamische vormen met afgeronde hoeken en zogenaamde vinnen.’

De vorm van het gebouw speelt in op de aanwezige valwinden en fungeert meteen als natuurlijke zonwering. Onder andere door de vinnen is er een minimale verstoring van het ecologisch systeem rondom het pand. De valwinden worden over het naastgelegen Sterrebos geleid ter voorkoming van uitdroging van de grond en schade aan bomen (bron: DUO2)

Dijkstra: ‘De vinnen hebben meerdere doeleinden. Ze houden in de zomer de warmte buiten waardoor minder koelcapaciteit nodig is en in de winter fungeren ze als zonnevanger, om zo optimaal gebruik te maken van het licht van de lage zonstand. En ook belangrijk, het ziet er mooi uit. Dat is een van de redenen dat we de aanbesteding gewonnen hebben.’

Schoon houden

Maar hoe houd je zo’n gevel goed schoon? Van Oosterwijck: ‘Uiteindelijk is er gekozen voor een gondelinstallatie met een geïntegreerd osmosetelescoopwassysteem.’

De Rijksgebouwendienst stelde als aanbestedende dienst hoge eisen aan duurzaamheid. De gevel, materialisering, de afwerking en integratie van installaties zijn volgens het consortium alle afgestemd op een hoge mate van duurzaamheid en minimale milieubelasting.

Van Oosterwijck: ‘In het hele gebouw zitten verhoogde vloeren. Dat zie je niet, maar onder de vloer door lopen alle kabels en de elektra. Dat zijn normaalgesproken stofnesten onder bureaus. Ook stroomt er water door de betonnen vloerconstructie waarmee het gebouw wordt verwarmd in de winter en gekoeld in de zomer.

‘De plafonds zijn bewust open gehouden. Op de panelen van verlaagde systeemplafonds komt allemaal rommel en stof te liggen. En we hebben gekozen voor rolgordijnen en niet voor luxaflex, waar stof op blijft liggen. Verder is van de convectoren de bovenkant gemakkelijk af te tillen, zodat deze snel kunnen worden uitgezogen. Vaak moet je die helemaal uit elkaar laten halen door een monteur.’

Materiaal gemakkelijk afneembaar

Dijkstra: ‘In het algemeen is al het gebruikte materiaal gemakkelijk afneembaar en behoeft het weinig onderhoud.’ Van Oosterwijck: ‘Duurzaamheid is bij de overheid belangrijk. We werken met microvezel, de gevels worden gereinigd met osmosewater en we werken met producten, verpakkingen en materialen die het milieu zo min mogelijk belasten.’

Dijkstra: ‘Het kenmerk van een pps-constructie is dat ook een bouwer belang heeft bij een plan voor de lange termijn. Meestal denkt een traditionele bouwer na de oplevering niet aan het onderhoud, of hoe het pand wordt gebruikt over vijf jaar. Maar nu zit de bouwer in het consortium en heeft hij, net als de rest, twintig jaar verantwoording voor de exploitatie.

Pps-constructie zorgt voor beste integrale oplossing

Dijkstra: ‘Je kijkt met het consortium naar de beste integrale oplossing. Soms geven de exploitatiekosten bij een beslissing de doorslag en soms de bouwkosten. Het kan in een pps-constructie zo zijn dat je tijdens de realisatiefase twee ton meer uitgeeft aan iets dat over een periode van twintig jaar acht ton oplevert.

‘Bijvoorbeeld een slimmere toepassing van installaties die over twintig jaar een energiebesparing geven. Daar zijn alle partijen in het consortium dan bij gebaat. De bouwer zou in een tradtitioneel project eerder zeggen: dat doe ik niet want dat overschrijdt mijn budget.

‘Er is zelf zo ver vooruit gedacht dat het gebouw ontworpen is om na de contractperiode snel een andere functionaliteit te kunnen geven,’ vertelt Dijkstra, ‘het gebouw kan snel weer naar een casco teruggebracht worden en opnieuw worden ingericht, bijvoorbeeld als appartementencomplex. De tekeningen liggen al klaar.’

Gebruik per etage verschilt

Dijkstra: ‘De dienstverlening van het consortium wordt continue gemonitord. Als we niet volgens afspraak presteren dan worden we gekort op onze beschikbaarheidsvergoeding.’

Van Oosterwijck: ‘Dat is een vergoeding die je ontvangt voor een overeengekomen kwaliteitsniveau van de output. Schiet dit tekort dan is de opdrachtgever van mening dat er ook minder betaald kan worden. Daarom wordt onze dienstverlening, klachten van gebruikers en onze opvolging daarop goed bijgehouden.’

Medewerkers moeten verder kijken dan eigen discipline

Voor de facilitair dienstverlener betekent deze constructie dat zij medewerkers levert voor alle facilitaire diensten. Van Oosterwijck: ‘We trainen mensen in de integrale aanpak; in pps-denken. Dat ze verder kijken dan hun eigen discipline.

Dus als een schoonmaakmedewerker een technisch probleem aantreft, dan meldt hij dat en andersom ook. Deze constructie maakt het voor ons leuk om te ondernemen. Eén persoon kan een vergaderzaal schoon opleveren, maar ook even checken of de stoelen en tafels in de juiste opstelling staan voor de volgende vergadering.

Dijkstra: ‘We zijn geen onverwachte dingen tegenkomen. Ja, de rubberen vloer in de centrale hal. Die blijkt voor dit doel minder geschikt dan we hadden gehoopt. De hal wordt uiteraard intensief gebruikt en deze vloer vraagt meer onderhoud dan vooraf geschat.’

Van Oosterwijck: ‘Sommigen dingen lopen wel anders dan op de tekentafel, maar dat is vooral gedrag en bezoekersstromen. Het gebruik van een etage blijkt per verdieping te verschillen. De verdieping waar het callcenter is gevestigd wordt intensiever gebruikt. Daarom worden de toiletten daar geen twee keer, maar vier keer per dag schoongemaakt.’

Dijkstra: ‘Ik vind het meest opmerkelijk dat we zo weinig voor verrassingen zijn komen te staan. Bijna niets. Dat betekent dat de voorbereidende fase minutieus is verlopen. Hierdoor was het mogelijk om al kort na de inhuizing onze dienstverlening verder te kunnen finetunen.’

www.nl.issworld.com
www.struktonpps.com

Uit: Professioneel Schoonmaken 5, 2012

Op de foto: Bas van Oosterwijck, facility manager ISS Integrated Facility Services (l) en Wim Dijkstra, exploitatiemanager consortium DUO².

foto’s: NFP Photography – Marijn van Rij

Reageren?