Marktontmoetingen inkoop zorgen voor gedragsverandering

Marktontmoeting inkopers, intermediars en schoonmaakbedrijven

Eind 2009 startten OSB en Pianoo, Expertisecentrum Aanbesteden, met marktontmoetingen tussen inkopers van overheidsorganisaties en vertegenwoordigers van schoonmaakbedrijven. Doel was de negatieve prijsspiraal te doorbreken. Net als het beeld dat inkopers van schoonmaak hadden: ‘Boevenbende.’ Het traject ging gelijk op met de totstandkoming van Code Verantwoordelijk Marktgedrag en de twee initiatieven versterkten elkaar.

‘Wij zagen door de bouwfraude een formalisering van het inkoopproces’, begint Kees Tazelaar, senior Kennismanager van Pianoo, Expertisecentrum Aanbesteden. Begin jaren 2000 kwam de bouwfraude aan het licht. Overheidsprojecten bleken tijdens aanbestedingstrajecten in de jaren ervoor onderling verdeeld onder bouwbedrijven.

Het gevolg in andere branches was dat men geen risico’s wilde lopen en het inkooptraject een sterk geformaliseerd juridisch aanbestedingsproces werd. Zeven jaar geleden werd Pianoo opgericht. Het heeft als taak het inkopen en aanbesteden bij alle overheden te professionaliseren.

Prijsdruk in de schoonmaakbranche

Kees Tazelaar (Pianoo)Tazelaar vervolgt: ‘Het lijkt het makkelijkst om op één criterium aan te besteden: prijs. Zo is de prijsdruk in de schoonmaakbranche ontstaan. De prijs werd op een gegeven moment zo laag, dat de kwaliteit die geboden werd, niet meer geleverd kon worden zodat er spanning kwam op de bestekken. Er ontstond afstand tussen de overheid en de schoonmaakmarkt.

‘De overheid kreeg de indruk: schoonmaak is een boevenbende. En wij constateerden dat de verschillende partijen niet meer met elkaar praatten. Wij wilden daar verandering in brengen. Op het moment dat wij dat bedachten, werden wij benaderd door OSB. Zij zaten met dezelfde problematiek.’

Opdrachtgevers en opdrachtnemers praatten niet met elkaar

Tazelaar: ‘Vervolgens hebben we onderzoek laten doen naar transparantie en vertrouwen, maar dat kon je destijds beter lezen als intransparantie en wantrouwen. Opdrachtgevers en opdrachtnemers praatten niet met elkaar. Vaak zat er ook nog een intermediair tussen die op basis van een lijst criteria het traject begon. En hoe meer criteria, hoe moeilijker kiezen. Dan is het het makkelijkst om alleen op prijs te beoordelen.

‘Er heerste onvrede bij de inkopers: schoonmaakbedrijven beloven van alles, ze bieden de laagste prijs, maar doen niet wat ze beloven. Daarbij komt dat schoonmaak niet echt in het interessegebied ligt van inkopers.’

Inkoopfunctie is uitgekleed

Nico Koch (OSB)Nico Koch, beleidssecretaris OSB: ‘Aan de andere kant kun je zeggen dat de inkoopfunctie is uitgekleed. Inhoudelijk is kennis verloren gegaan. Het inkoopproces is verworden tot een juridisch proces, waarin zo weinig mogelijk risico’s worden genomen. Het is een kwestie van een prijs en een bepaald aantal uren, die twee dingen kun je in een rekenmachine stoppen. Het lijkt de makkelijkste oplossing maar het gevolg is een negatieve prijsspiraal.’

Behoefte om te praten

Tazelaar: ‘We zijn marktontmoetingen gaan organiseren bedoeld voor alle aanbestedende diensten: kleine gemeentes, universiteiten, ziekenhuizen, scholen, provincies, waterstaten en ministeries. We hebben inkopers uitgenodigd en gezegd: neem je facility manager mee.

‘Ook de commerciële directeuren en soms ook de operationele directeuren van bijna alle grote schoonmaakbedrijven hebben deelgenomen. Net als intermediairs. In november 2009 hebben de eerste bijeenkomsten plaatsgevonden, waarna het begon te lopen.’

Open-space-methode

Koch: ‘Bij de eerste bijeenkomst hebben wij ons afgevraagd: Hoe krijgen we mensen aan de praat? Laten mensen het achterste van hun tong zien? We hebben voor de open-space-methode gekozen. De deelnemers zitten in een kring en iedereen mag een onderwerp inbrengen door dit op te schrijven op een papiertje.

‘De papiertjes worden in het midden gelegd van de kring, waarna ze aan de muur opgehangen worden. De aanwezigen mogen vervolgens inschrijven op een onderwerp waarover ze verder willen praten. In kleine groepjes wordt er dan verder gesproken onder leiding van degene die het onderwerp heeft ingebracht. Opvallend was dat de vloer in no time bezaaid lag met briefjes.’

Tazelaar: ‘Het tekende de behoefte om te praten en stimuleerde om door te gaan. Hoofdthema’s werden: duurzaam, social return, inkoopproces. Het totale proces bleek te knellen. Het ging over onderwerpen en problemen die wij al hadden gesignaleerd, maar hiermee werd het een probleem van de mensen zelf.’

Eigen belang

De vertegenwoordigers van de verschillende betrokken partijen signaleerden dus dezelfde knelpunten. De oplossing ligt dan binnen handbereik. Zou je zeggen. Tazelaar: ‘Het liep daarna een beetje vast. We kwamen erachter dat mensen welwillend zijn om mee te werken, maar als er dan echt iets in de praktijk gebracht moet worden, gaan eigen belangen meespelen.

‘Je merkt dan dat de aangedragen oplossingen bedacht zijn vanuit het eigen belang. De stakingen kwamen er begin 2010 tussendoor en het was de vraag hoe we verder moesten.’

Koch: ‘Toen kwam het idee om een uitgave te maken met daarin een leidraad om het anders aan te pakken. Het aardige was dat tegelijkertijd het idee voor de Code Verantwoordelijk Marktgedrag ontstond, naar aanleiding van hetzelfde probleem. Ook de code moet aanzet geven tot gedragsverandering. En ook daar was behoefte om de voornemens handen en voeten te geven.’

Goed inkopen: Een schone zaak

Tazelaar: ‘De voorzet om het anders aan te pakken hebben wij op LinkedIn tegen verschillende betrokkenen van de marktontmoetingen aangehouden en de reacties verwerkt. Daar bovenop kwam het bidbook dat OSB samen met Veneca en de beveiligingsbranche ontwikkelde en aanbood aan minister Kamp.’ Uiteindelijk resulteerde het in de uitgave Goed inkopen: Een schone zaak.

Inkoper procesmanager; geen manager schoonmaakproces

Een van de adviezen aan inkopers van de overheid is om een expertteam te vormen, samen met onder anderen een facility manager. Tazelaar: ‘Een inkoper is procesmanager van het inkoopproces en niet van het schoonmaakproces. Samen met een facility manager kun je helder krijgen wat je als organisatie van een schoonmaakbedrijf verwacht.

‘Je geeft schoonmaakbedrijven daarmee de kans om zich te onderscheiden. Met een langere contractduur toon je vervolgens vertrouwen in de expertise van het schoonmaakbedrijf.’

Wat verwacht je van schoonmaakpartner?

Koch: ‘In het verleden wist de inkoper ook niet hoe een goede samenwerking met het schoonmaakbedrijf er uitziet, daarom ging hij naar een intermediair. Met het bestek wat daaruit voortkwam kon het schoonmaakbedrijf zich alleen nog op prijs onderscheiden.

‘Het is beter om na te denken over wat je als organisatie van je schoonmaakpartner verwacht. Als je weet wat je wilt, ben je ook beter in staat om te kijken wanneer je tevreden bent. Dat is nodig voor het contractbeheer.’

Bonus-malus ter discussie

Het bonus-malussysteem staat in de uitgave ter discussie: ‘Er is met dit systeem een sfeer ontstaan van: We pakken ze terug. Wij pleiten niet voor een malus, maar voor een bonus. Dat is positiever. Koch: ‘Bijvoorbeeld: als je het goed hebt gepresteerd, verlengen we het contract.’

Tazelaar en Koch zien langzamerhand daadwerkelijk dingen veranderen. Tazelaar: ‘We zien verandering in de contractduur. Een contract duurde soms maar één of twee jaar, tegenwoordig zien we vaker contracten voor langer dan vier jaar. Dan kun je als schoonmaakbedrijf met je opdrachtgever meedenken en je innoverend vermogen laten zien.

Meer nadruk op economisch meest voordelige inschrijving

‘Te vaak is het succes van een aanbesteding afgelezen van de prijs die in het contract staat en niet op total cost of ownership. Tegenwoordig is er meer nadruk op economisch meest voordelige inschrijving, daar heeft de code bij geholpen. De twee sporen zijn samen gaan lopen.’

Koch: ‘Opdrachtgevers voeren tegenwoordig vaker vooraf al een marktconsultatie uit en laten zich adviseren door schoonmaakbedrijven. Ze maken gebruik van hun expertise en deze kennis wordt meegenomen in de aanbesteding. Dat is een groot verschil met hoe het was.

‘In het geval van dagschoonmaak bijvoorbeeld: Wat komt daar bij kijken? Waar moeten we op letten? Op dezelfde manier wordt ook gesproken over social return. Hoe ziet de lokale arbeidsmarkt eruit? Hoeveel mensen met bijvoorbeeld een SW-indicatie zijn beschikbaar om ingezet te worden? Aanbestedingen kunnen op deze manier beter uitgevraagd worden zodat het ook realistisch is.’

Tazelaar: ‘Of inkopers het ook echt anders aan gaan pakken, kun je niet borgen. Je kunt zeggen: denk eraan. Het is belangrijk. Ken de markt. Ken de innovaties. Weet wie de grote spelers zijn. Dat proberen wij te faciliteren.’

Beter contact tussen branchevereniging en inkopers overheid

Tazelaar: ‘Door de marktontmoetingen is het contact tussen de branchevereniging en de inkopers van de overheid makkelijker geworden. Je weet elkaar eenvoudiger te vinden. Dit contact was er helemaal niet. Een eerdere poging een paar jaar geleden mislukte faliekant. Er heerste wantrouwen.’

Koch: ‘Overheidsinstanties hebben de regie te lang uithanden gegeven. En schoonmaakbedrijven zijn strategisch gaan inschrijven op aanbestedingen die vaak door intermediairs werden geleid. De meeste overheidsinstanties hadden nog nooit van strategisch inschrijven gehoord.

‘Belangrijkste mededeling wat mij betreft is dan ook: houd zelf de regie. Je hoeft niet overal van op de hoogte te zijn en je kunt met een intermediair werken, maar geef hem een duidelijke rol en verantwoordelijkheid.’ Tazelaar: ‘En zorg dat niet diezelfde intermediair, die het bestek maakt, later ook de beheerder is van het contract.

‘Mijn ervaring is dat de meeste schoonmaakbedrijven het zelf ook anders willen. Ze hebben het in het verleden wel geprobeerd, maar dan kreeg toch een ander schoonmaakbedrijf de opdracht en gingen ze toch weer terug naar de oude situatie.

‘Op dit moment komt alles bij elkaar en kan iedereen met elkaar op trekken. De stakingen hebben de positieve ontwikkelingen in een stroomversnelling gebracht. Partijen wilden het al wel anders, maar niemand durfde de eerste stap te zetten. Nu kunnen organisaties er niet meer omheen. We brengen de goede voorbeelden onder de aandacht, net zo lang tot het routine is.’

Koch: ‘Het heeft lang geduurd, maar het gaat dan ook om gedragsverandering. Dat bereik je niet van vandaag op morgen.’

www.osb.nl
www.codeverantwoordelijkmarktgedrag.nl
www.pianoo.nl

Uit: Professioneel Schoonmaken 6, 2012

 

Reageren?