Hago heeft nieuw it-systeem persoonsgegevens

persoonsgegevens

Als gevolg van de Wet Arbeid Vreemdelingen (WAV), hadden Hago en Hago Zorg behoefte aan een nieuw systeem rondom het bewaren van persoonsgegevens van haar medewerkers met een niet Nederlands identiteitsbewijs. Deze wet verplicht bedrijven om de ID-gegevens van alle medewerkers op hun panden op een willekeurig moment aan te bieden aan de Arbeidsinspectie. Nexwork ontwikkelde samen met o.a. Ricoh een portal waarmee Hago haar gegevens kan bewaren en delen met opdrachtgevers.

Het ID-platform zorgt ervoor dat er een portal beschikbaar gesteld wordt, waarin klanten van Hago en Hago Zorg inzage hebben in hun objecten en deze informatie bij de Arbeidsinspectie kunnen aanleveren. Het gaat hier om het inzien van alle ID-bewijzen van medewerkers met een niet Nederlands identiteitsbewijs en wijzigingen die vanaf 1 mei 2012 plaatvonden. De documenten moeten gedurende vijf jaar zichtbaar blijven voor de klant, ook na beëindiging van het contract.

Het platform onderschrijft de innovatieve manier van werken van Hago en maakt het mogelijk dat persoonsgegevens uit het personeelssysteem gekoppeld worden aan ID-bewijzen die ook online beschikbaar worden gesteld. Danny Mullenders van Hago: “We zijn continu op zoek naar onderscheidend vermogen in de samenwerking met de klant, om zo ons vakmanschap te optimaliseren. Met deze portal bieden wij de klant de mogelijkheid om de gegevens snel en veilig beschikbaar te stellen. Op deze manier kan de klant zich meer bezighouden met de bedrijfsvoering en werkt de portal hiermee zorgverminderend.”

Het proces

De ID-documenten worden eenmalig ingescand met software van Ricoh en omgezet naar pdf-documenten (op basis van BSN-nummer). De personeelsgegevens komen uit het eigen personeelssysteem. Alle gegevens worden vervolgens automatisch overgehaald naar de portal database die beveiligd beschikbaar gesteld is voor klanten van Hago en Hago Zorg (via HTTPS). Op het platform worden de personeelsgegevens en de ID-bewijzen gematcht. Op basis van een gebruikersnaam en een wachtwoord kan de klant deze gegevens inzien (alleen die objecten waar men rechten voor heeft). Op deze manier zijn de gegevens altijd actueel beschikbaar en kan men realtime de ID-bewijzen per object inzien en voorleggen aan de Arbeidsinspectie.

Nexwork heeft de technische mogelijkheden om de gegevens te bundelen en online aan te bieden in kaart gebracht. Ook de juridische aspecten in dit proces zijn bekeken en meegenomen. Tot slot heeft Nexwork geadviseerd over de inrichting van het systeem en de afstemming met de Arbeidsinspectie op zich genomen.

Over Nexwork

Nexwork (www.nexwork.nl) is een volle dochter van Zandbeek (www.zandbeek.nl). Zandbeek bestaat uit zes bedrijven die zich richten op het totale communicatietraject. Centraal staat het activeren en verbinden van doelgroepen voor merken die communicatie inzetten als een strategisch wapen in de voortdurende strijd om de relatie met de klant.

Zandbeek is zowel nationaal als internationaal actief voor haar klanten. Momenteel werken we voor onder andere: ABN AMRO, Ambiance Zonwering, BAM Woningbouw, BrandLoyalty, DFE Pharma (joint venture van FrieslandCampina actief in 100 landen), GP Batteries (15 landen, incl. China), Hago, Rijkswaterstaat, Tentoo, Trespa International (72 landen), Simpel, Vitesse, VGZ, Cushman & Wakefield en Watermaatschappij Limburg.

Zandbeek is sinds de oprichting in 1995 uitgegroeid tot een onderneming met circa 100 medewerkers met kantoren in Eindhoven, Maastricht, Nijmegen en Brussel.

 

Reageren?